Цифровизация HR-процессов: путь к эффективности в пяти шагах

HR-вертикаль становится более конкурентной с каждым годом. HR-вертикаль становится более конкурентной с каждым годом. Найти нужного сотрудника всё сложнее, стоимость найма растёт, а качественных кадров становится меньше. Можно долго обсуждать влияние инфляции, но она никуда не денется, и стоимость привлечения кандидатов будет только расти.

Верный способ бороться с ростом стоимости найма — оптимизация процессов внутри компании. Лучший метод для этого — цифровизация. Однако цифровизация ради цифровизации не принесёт пользы.

В первую очередь необходимо понять, какие конкретно процессы вы хотите улучшить. Цифровые технологии можно применять на любом этапе HR-процессов, но сейчас мы предлагаем рассмотреть их на базовом примере — процессе массового подбора персонала.

Как эксперты в области массового подбора мы возьмём для примера кейс из нашей практики, но уверены, что вы легко сможете масштабировать его для своих целей. В этой статье мы покажем пошаговый план трансформации HR-процессов через внедрение цифровых технологий.

Первый шаг — проверить на деле, где находятся слабые места в существующих HR-процессах.

Рекомендуем начать с самого простого — путь кандидата. Попробуйте сами пройти путь от отклика до трудоустройства. Мы регулярно это делаем и находим проблемы уже на первом этапе в большинстве компаний. Уверены, что после этого вы сможете качественно оценить и оцифровать процессы, что положительно скажется на дальнейшей воронке.

Самая распространённая проблема — несвоевременность первого контакта с кандидатом, а следовательно, и приглашения на собеседование. Регулярно видим, как компании, испытывающие нехватку персонала, получают отклик, а затем звонят кандидату только через 2–3 дня. И могут позвонить всего 1–2 раза, после чего прекращают работу с кандидатом.

Самое больное место на пути кандидата в большинстве случаев — низкий и долгий дозвон. Берём это за основу и идём дальше.

Здесь важно чётко обозначить, какие задачи будут решаться через цифровизацию.

Берём нашу проблему с недозвонами и понимаем, что её можно достаточно легко оцифровать за счёт отслеживания статусов кандидатов и количества звонков: как быстро рекрутеры берут кандидата в работу и сколько звонков они делают.

Следовательно, можно выделить такие цели:

• 90% кандидатов должны быть прозвонены в течение 30 минут после отклика
• Рекрутер должен сделать 5 попыток дозвониться кандидату в течение 2-3 дней после отклика

Комментарий HRD:

При выборе стоит протестировать несколько решений.

Важно, чтобы система работала без ошибок и позволяла отслеживать выполнение KPI — скорость первого контакта и количество попыток дозвона. Требуйте от подрядчиков полной информации о работе всех узлов системы и не стесняйтесь задавать вопросы.

Если вы ищете решение для телефонии — оно должна быть масштабируемым и справляться с большим объёмом вызовов, особенно в условиях массового найма. Автоматические отчёты и гибкие настройки помогут оперативно выявлять отклонения и корректировать процесс работы рекрутеров, позволяя тратить меньше времени на аудит, но чаще опираться на статистические и оцифрованные данные.

Внедрение продвинутых цифровых решений в процесс найма не только сокращает время обработки заявок кандидатов, но и повышает прозрачность работы рекрутеров. Использование аналитики и отчётности даёт возможность выявлять узкие места в воронке найма и оперативно вносить изменения, что особенно важно для высококонкурентных отраслей с большим потоком кандидатов.

Одним из главных препятствий при внедрении новых технологий является сопротивление сотрудников.

Даже самые эффективные цифровые инструменты не принесут результата, если команда не будет понимать их ценность и не захочет ими пользоваться. Чтобы процесс адаптации прошёл гладко, важно заранее подготовить команду цифрового HR и выстроить эффективную внутреннюю коммуникацию.

При переходе на цифровые инструменты важно избегать резких изменений и не брать больше задач, чем вы можете выполнить. Внедрение всех технологий одновременно может вызвать стресс, ошибки и сопротивление со стороны сотрудников.

Оптимальный подход — начать с одного ключевого процесса, протестировать его на ограниченном участке и только после этого масштабировать успешный опыт на всю команду. Такой формат снижает риски, помогает учесть реальные потребности пользователей и быстрее адаптировать решения под бизнес-задачи.

Подготовку команды можно разделить на несколько этапов:

1. Подготовка к изменениям: заранее объяснить сотрудникам причины внедрения изменений, показать ожидаемые результаты и ответить на их вопросы.
2. Тестовая группа: на начальном этапе тестирование системы рекомендуется проводить на небольшой группе сотрудников. Эти люди становятся "пилотной командой", активно вовлекаются в процесс, пробуют инструменты на практике и делятся обратной связью.
3. Сбор обратной связи: по результатам всех тестирований крайне важно опираться на опыт и результаты "пилотной команды". Их опыт в будущем нужно будет масштабировать на всю команду подбора.
4. И последний шаг подготовки — обучение команды без остановки: рекрутеры должны не только освоить функционал новой системы, но и прогрессировать, стремясь к улучшению показателей. Для этого проводятся регулярные тренинги, демонстрации возможностей платформы и разбор практических кейсов. Чем понятнее будут преимущества технологии, тем быстрее она станет частью повседневных процессов.

Результаты пилотного запуска позволяют принять взвешенное решение о дальнейшем масштабировании. Если внедрение дало измеримый эффект — сократилось время найма, снизилась нагрузка на рекрутеров, повысилась прозрачность процессов — решение постепенно расширяется на другие регионы и команды. Такой поэтапный формат помогает снизить риски и добиться устойчивого результата без срывов и лишнего напряжения в коллективе.

После внедрения новых цифровых решений важно не останавливаться на достигнутом, а выстроить системный подход к их оценке и совершенствованию.

Даже хорошо подобранные технологии требуют регулярной проверки на эффективность и соответствие реальным задачам бизнеса. Это помогает не только поддерживать стабильную работу процессов, но и находить точки роста для дальнейших улучшений.

Пройдя все предыдущие этапы, нам уже не составит труда вести регулярную аналитику по скорости первого контакта, загрузке рекрутеров и эффективности каждого из них. Цифровизация всех процессов позволяет в будущем углубиться в детали и работать над исключением узких мест в каждом процессе.

Пример из практики: наладили постоянный мониторинг эффективности работы контакт-центра в период высокого сезона на рынке доставки — помогли X5 Retail group нанять 750 курьеров (50% от общего плана 10-и подрядчиков).

Комментарий клиента (фрагмент):

Цифровизация HR-процессов — уже не мода на всё цифровое, а необходимость.

Внедряя цифровые инструменты в процесс массового подбора персонала, компании получают возможность не только снижать затраты на привлечение кандидатов, но и значительно повышать эффективность работы HR-команд.

Ключевой момент успешной цифровизации — системный подход, который включает пять важных шагов: аудит пути кандидата, определение целей, выбор подходящих технологий, грамотное внедрение с подготовкой команды и последующий мониторинг результатов.

Цифровизация — это не конечная цель, а постоянный набор высоты. Регулярный анализ данных, гибкость в адаптации к изменениям и фокус на реальных потребностях бизнеса позволят вашей компании не только оптимизировать расходы на подбор персонала, но и получить значимое конкурентное преимущество на рынке труда.

Продукт создан для полной цифровизации воронки подбора за 2–3 месяца.

От маркетинга с оплатой за результат до оптимизации HR-процессов по всей стране. От централизованной системы сбора и оценки персональных данных с защитой на уровне банков до профессионального контакт-центра с voice-ботами, сорсерами и чат-поддержкой во всех часовых поясах. От фиксированной стоимости за одного подтверждённого вами кандидата в воронке до сохранения этой стоимости на год.

Команда BetaOnline любит решать сложные и интересные задачи.
У вас есть такая? Оставьте заявку ниже и получите план действий от команды экспертов.