CRM для HR: как выбрать систему, которая сделает ваш рекрутинг эффективнее
СТАТЬИ
05.08.2021
Сергей Милюсин
Human Resource Director
С момента своего появления CRM-системы стали самым быстрорастущим сегментом рынка корпоративного ПО. За время пандемии спрос на внедрение CRM вырос еще больше. Причем если 5 лет назад их использовали по большей части для работы с клиентами, то сегодня они помогают контролировать все бизнес-процессы компаний. В том числе — процесс найма и управления персоналом, за автоматизацию которого отвечают специализированные HRM-системы.
Если ваш рекрутинг пока живет без HRM, вероятно, пришло время присмотреться к этому инструменту — он попал в тренды совсем не зря. Сервисы автоматизации рекрутинга позволяют организовать и оптимизировать процесс найма, повысить скорость и эффективность подбора, экономя при этом время эйчаров и деньги компании.
Сложность в том, что рынок HRM-систем весьма обширен: разные продукты имеют разный интерфейс, набор опций и объем решаемых задач. О том, с чего начать и как выбрать “правильную” систему, в которой будет все, что нужно вашей компании (и не будет лишнего), — рассказывает HRD Сергей Милюсин.
Если ваш рекрутинг пока живет без HRM, вероятно, пришло время присмотреться к этому инструменту — он попал в тренды совсем не зря. Сервисы автоматизации рекрутинга позволяют организовать и оптимизировать процесс найма, повысить скорость и эффективность подбора, экономя при этом время эйчаров и деньги компании.
Сложность в том, что рынок HRM-систем весьма обширен: разные продукты имеют разный интерфейс, набор опций и объем решаемых задач. О том, с чего начать и как выбрать “правильную” систему, в которой будет все, что нужно вашей компании (и не будет лишнего), — рассказывает HRD Сергей Милюсин.
Digital для рекрутинга: от простого к удобному
Еще относительно недавно интернет-подбор персонала сводился к использованию нескольких всем известных job-площадок. Сейчас компании подключают много дополнительных каналов привлечения соискателей: контекст, таргетинг, соцсети. Получаемый в результате поток кандидатов необходимо систематизировать. Какие для этого есть варианты?
Excel — традиционный оргинструмент. В нем можно выстроить процесс, вести воронку, рисовать дашборды, дополнительно настроить макросы, автозаполнение и даже подгрузить аналитику. Однако все эти процедуры крайне трудозатратны, к тому же не каждый эйчар владеет функционалом таблиц на таком уровне.
Иногда рекрутеры адаптируют под свои задачи другие сервисы. Например, есть таск-сервис Trello — его можно использовать не только для постановки задач, но и для подбора персонала, настроив воронку. Он, конечно, не дает аналитики, но позволяет организовать этапы подбора и не терять кандидата, а также вести коммуникацию с заказчиком внутри компании.
Возможность разработать систему под себя привлекает, но в современных реалиях все реже окупает себя. В конечном итоге разработка обходится в разы дороже и дольше, чем покупка готового решения, при том что предложение на рынке закрывает практически любые потребности. Такой подход может быть оправдан при очень небольшом наборе задач, для которых крупные системы избыточны, или специфике, которой коробочные сервисы не отвечают. Упрощает реализацию собственный отдел разработки и большой запас времени.
В большинстве случаев готовые сервисы выигрывают за счет целого ряда преимуществ. Вы можете выбрать решение и внедрить его буквально за пару дней. Ведущие системы постоянно развиваются, разработчики собирают обратную связь и быстро исправляют ошибки, добавляют новые функции. Важно, что продукты становятся все более гибкими: есть возможность выбора пакетов с более узким или широким набором опций (и, соответственно, ценой) — это позволяет набирать функционал по потребности и масштабу компании.
Кому нужна облачная HRM?
Чтобы определить некий “порог входа”, нужно исходить даже не из размера компании, как кажется на первый взгляд. Основной критерий — это объем подбора. Если компания имеет стабильный штат и наем ограничивается парой вакансий в месяц — рекрутер вполне может обходиться Excel или тем же таск-трекером. А вот от 6-7 вакансий в месяц подключить облачную HRM определенно стоит.
Автоматизация упростит работу эйчаров, позволит выполнять рутинные операции в один клик, избавит от долгих поисков данных в таблицах и переписках. Все это — реальная экономия времени специалистов, которую можно измерить в часах, а значит и в деньгах. Если рекрутер тратит на подбор 30-50% рабочего времени, HRM окупит себя уже через полгода. Если же речь идет о массовом подборе, то “отобьется” даже самая дорогая система уровня SAP.
При этом и на срок окупаемости, и на отдачу от внедрения в плане эффективности влияет адекватность выбора системы: с одной стороны, HRM должна покрывать основные процессы компании, с другой — не быть избыточной, чтобы не переплачивать за лишние опции.
Еще относительно недавно интернет-подбор персонала сводился к использованию нескольких всем известных job-площадок. Сейчас компании подключают много дополнительных каналов привлечения соискателей: контекст, таргетинг, соцсети. Получаемый в результате поток кандидатов необходимо систематизировать. Какие для этого есть варианты?
- Excel (чаще в виде Google-таблиц)
Excel — традиционный оргинструмент. В нем можно выстроить процесс, вести воронку, рисовать дашборды, дополнительно настроить макросы, автозаполнение и даже подгрузить аналитику. Однако все эти процедуры крайне трудозатратны, к тому же не каждый эйчар владеет функционалом таблиц на таком уровне.
- Применение простых веб-сервисов
Иногда рекрутеры адаптируют под свои задачи другие сервисы. Например, есть таск-сервис Trello — его можно использовать не только для постановки задач, но и для подбора персонала, настроив воронку. Он, конечно, не дает аналитики, но позволяет организовать этапы подбора и не терять кандидата, а также вести коммуникацию с заказчиком внутри компании.
- Разработка собственной HRM
Возможность разработать систему под себя привлекает, но в современных реалиях все реже окупает себя. В конечном итоге разработка обходится в разы дороже и дольше, чем покупка готового решения, при том что предложение на рынке закрывает практически любые потребности. Такой подход может быть оправдан при очень небольшом наборе задач, для которых крупные системы избыточны, или специфике, которой коробочные сервисы не отвечают. Упрощает реализацию собственный отдел разработки и большой запас времени.
- Внедрение облачной HRM
В большинстве случаев готовые сервисы выигрывают за счет целого ряда преимуществ. Вы можете выбрать решение и внедрить его буквально за пару дней. Ведущие системы постоянно развиваются, разработчики собирают обратную связь и быстро исправляют ошибки, добавляют новые функции. Важно, что продукты становятся все более гибкими: есть возможность выбора пакетов с более узким или широким набором опций (и, соответственно, ценой) — это позволяет набирать функционал по потребности и масштабу компании.
Кому нужна облачная HRM?
Чтобы определить некий “порог входа”, нужно исходить даже не из размера компании, как кажется на первый взгляд. Основной критерий — это объем подбора. Если компания имеет стабильный штат и наем ограничивается парой вакансий в месяц — рекрутер вполне может обходиться Excel или тем же таск-трекером. А вот от 6-7 вакансий в месяц подключить облачную HRM определенно стоит.
Автоматизация упростит работу эйчаров, позволит выполнять рутинные операции в один клик, избавит от долгих поисков данных в таблицах и переписках. Все это — реальная экономия времени специалистов, которую можно измерить в часах, а значит и в деньгах. Если рекрутер тратит на подбор 30-50% рабочего времени, HRM окупит себя уже через полгода. Если же речь идет о массовом подборе, то “отобьется” даже самая дорогая система уровня SAP.
При этом и на срок окупаемости, и на отдачу от внедрения в плане эффективности влияет адекватность выбора системы: с одной стороны, HRM должна покрывать основные процессы компании, с другой — не быть избыточной, чтобы не переплачивать за лишние опции.
Какие критерии стоит учесть при выборе?
Разнообразие предложения на рынке HRM позволяет подобрать оптимальный пакет под свои потребности. Одни системы заточены на глубокую проработку каждого кандидата, другие на массовый поточный подбор. Одни закрывают только задачи рекрутинга, другие включают опции для адаптации и другой внутренней работы с персоналом. В числе основных факторов, которые нужно учесть:
Почему мы не поставили на первое место бюджет? Во-первых, он не слишком ограничивает выбор: в каждой категории есть несколько вариантов. И во-вторых, многие облачные сервисы доступны с разными пакетами опций, поэтому понравившуюся HRM в большинстве случаев можно уложить в запланированный бюджет.
Понятно, что у ритейл-гиганта или небольшой ИТ-компании разные потребности, им нужны разные решения. Однако ключевой фактор, на наш взгляд, — это объем и организация подбора. Если речь о постоянном потоке соискателей на массовые позиции — на первый план выходит удобное ведение воронки и качественная аналитика. И напротив, при штучном отборе квалифицированных специалистов важны решения для ведения кандидата от стадии заявки до отправки оффера, возможности для создания базы потенциальных кандидатов, адаптации новых сотрудников.
Также в числе значимых факторов выбора — интерфейс системы. Он должен быть интуитивно понятным и удобным. Если разбираться в нем долго и сложно, а нужные опции закопаны слишком глубоко, это снизит эффективность внедрения. В худшем случае есть риск, что процессы плавно вернутся в привычный Excel, или же придется искать и повторно внедрять другой сервис.
Если на старте четко определить потребности компании, понимать, на каких принципах строится работа с кандидатами и сотрудниками и как будет масштабироваться организация, — с этими исходными данными можно подходить к разным системам, сравнивать их между собой. И делать выбор, исходя из важных для вашей компании задач.
А теперь постараемся посмотреть на вопрос с практической стороны и показать, как конкретные HRM-системы по-разному выполняют задачу автоматизации подбора.
Примеры HRM для разных задач
Если не учитывать визуализацию, HRM-системы в основе своей похожи. Разница в деталях: у всех свои представления об удобном интерфейсе, а также разный набор опций и фишек, которые закрывают боли эйчаров конкретной компании.
Поговорим об особенностях популярных HRM. Мы не ставим себе целью сделать полный обзор систем — а хотим сделать акцент на деталях, которые отличают их от других и подходят для решения тех или иных задач.
Обсудим несколько систем, с которыми у нас есть личный опыт взаимодействия:
Разнообразие предложения на рынке HRM позволяет подобрать оптимальный пакет под свои потребности. Одни системы заточены на глубокую проработку каждого кандидата, другие на массовый поточный подбор. Одни закрывают только задачи рекрутинга, другие включают опции для адаптации и другой внутренней работы с персоналом. В числе основных факторов, которые нужно учесть:
- масштаб компании
- объем подбора
- преобладание точечного или массового подбора
- набор процессов, которые предполагается автоматизировать
- бюджет на внедрение.
Почему мы не поставили на первое место бюджет? Во-первых, он не слишком ограничивает выбор: в каждой категории есть несколько вариантов. И во-вторых, многие облачные сервисы доступны с разными пакетами опций, поэтому понравившуюся HRM в большинстве случаев можно уложить в запланированный бюджет.
Понятно, что у ритейл-гиганта или небольшой ИТ-компании разные потребности, им нужны разные решения. Однако ключевой фактор, на наш взгляд, — это объем и организация подбора. Если речь о постоянном потоке соискателей на массовые позиции — на первый план выходит удобное ведение воронки и качественная аналитика. И напротив, при штучном отборе квалифицированных специалистов важны решения для ведения кандидата от стадии заявки до отправки оффера, возможности для создания базы потенциальных кандидатов, адаптации новых сотрудников.
Также в числе значимых факторов выбора — интерфейс системы. Он должен быть интуитивно понятным и удобным. Если разбираться в нем долго и сложно, а нужные опции закопаны слишком глубоко, это снизит эффективность внедрения. В худшем случае есть риск, что процессы плавно вернутся в привычный Excel, или же придется искать и повторно внедрять другой сервис.
Если на старте четко определить потребности компании, понимать, на каких принципах строится работа с кандидатами и сотрудниками и как будет масштабироваться организация, — с этими исходными данными можно подходить к разным системам, сравнивать их между собой. И делать выбор, исходя из важных для вашей компании задач.
А теперь постараемся посмотреть на вопрос с практической стороны и показать, как конкретные HRM-системы по-разному выполняют задачу автоматизации подбора.
Примеры HRM для разных задач
Если не учитывать визуализацию, HRM-системы в основе своей похожи. Разница в деталях: у всех свои представления об удобном интерфейсе, а также разный набор опций и фишек, которые закрывают боли эйчаров конкретной компании.
Поговорим об особенностях популярных HRM. Мы не ставим себе целью сделать полный обзор систем — а хотим сделать акцент на деталях, которые отличают их от других и подходят для решения тех или иных задач.
Обсудим несколько систем, с которыми у нас есть личный опыт взаимодействия:
- СберПодбор
- Хантфлоу
- E-Staff
- Hurma System
СберПодбор
Система подходит как для массового, так и для точечного найма: рекрутер может регулировать настройки воронки с учетом актуальных задач и количества этапов подбора.
Сразу после регистрации в СберПодборе компания получает доступ к бесплатному базовому функционалу. Можно подключить к системе трех специалистов по подбору персонала, неограниченное число заказчиков и соискателей, создавать воронки найма и отчеты — не платя ни копейки. Ограничений по сроку использования базового функционала нет, так что СберПодбор — хорошее решение для организаций, которые только присматриваются к идее автоматизации рекрутинга.
В рамках платных тарифов значительно больше полезных опций. Например, можно размещать вакансии на Работе.ру и HeadHunter из CRM, не переключаясь между вкладками, и автоматизировать сбор откликов так, чтобы они приходили с работных сайтов прямо в систему.
А еще в СберПодборе можно создать форму заявки на подбор и попросить заказчиков пользоваться ею. Тогда рекрутер будет получать всю важную информацию сразу — не придется тратить время на уточняющие вопросы.
Из минусов: не все аналитические отчеты выгружаются в виде файла Excel, некоторые получится смотреть только онлайн.
Система подходит как для массового, так и для точечного найма: рекрутер может регулировать настройки воронки с учетом актуальных задач и количества этапов подбора.
Сразу после регистрации в СберПодборе компания получает доступ к бесплатному базовому функционалу. Можно подключить к системе трех специалистов по подбору персонала, неограниченное число заказчиков и соискателей, создавать воронки найма и отчеты — не платя ни копейки. Ограничений по сроку использования базового функционала нет, так что СберПодбор — хорошее решение для организаций, которые только присматриваются к идее автоматизации рекрутинга.
В рамках платных тарифов значительно больше полезных опций. Например, можно размещать вакансии на Работе.ру и HeadHunter из CRM, не переключаясь между вкладками, и автоматизировать сбор откликов так, чтобы они приходили с работных сайтов прямо в систему.
А еще в СберПодборе можно создать форму заявки на подбор и попросить заказчиков пользоваться ею. Тогда рекрутер будет получать всю важную информацию сразу — не придется тратить время на уточняющие вопросы.
Из минусов: не все аналитические отчеты выгружаются в виде файла Excel, некоторые получится смотреть только онлайн.
Хантфлоу
Плюсы системы — удобный интерфейс, похожий на соцсеть, в котором рекрутеру легко сориентироваться. Работа с соискателями выстроена подробно — что делает ее одним из лучших решений для средних компаний (до 500 человек) в сфере ИТ и подобных, ориентированных на детальную проработку кандидата. Хотя ею пользуются и в массовом подборе.
Разработчики реализовали много интересных фишек. Например, рекрутер может общаться с кандидатами и заказчиками в мессенджерах, не выходя из системы — это удобно и экономит время, если компания ведет индивидуальную работу с соискателями. Возможность вести всю воронку и коммуникацию внутри системы — основное преимущество Хантфлоу.
А вот аналитика не относится к сильным сторонам: в данных встречаются погрешности, их стоит перепроверять. Компания объявляла о планах работать в этом направлении, будем надеяться на улучшения.
Кроме того, в системе реализован только рекрутинговый функционал — если важна адаптация и развитие сотрудников, придется искать другие варианты.
Плюсы системы — удобный интерфейс, похожий на соцсеть, в котором рекрутеру легко сориентироваться. Работа с соискателями выстроена подробно — что делает ее одним из лучших решений для средних компаний (до 500 человек) в сфере ИТ и подобных, ориентированных на детальную проработку кандидата. Хотя ею пользуются и в массовом подборе.
Разработчики реализовали много интересных фишек. Например, рекрутер может общаться с кандидатами и заказчиками в мессенджерах, не выходя из системы — это удобно и экономит время, если компания ведет индивидуальную работу с соискателями. Возможность вести всю воронку и коммуникацию внутри системы — основное преимущество Хантфлоу.
А вот аналитика не относится к сильным сторонам: в данных встречаются погрешности, их стоит перепроверять. Компания объявляла о планах работать в этом направлении, будем надеяться на улучшения.
Кроме того, в системе реализован только рекрутинговый функционал — если важна адаптация и развитие сотрудников, придется искать другие варианты.
E-Staff
Одна из самых известных на рынке HRM, предназначенная для крупных компаний 500+. Система заточена на массовый подбор: позволяет обрабатывать большие потоки соискателей и обозревать много данных, при этом не отличается возможностями для индивидуальной проработки.
Зато чем отличается, так это качественной аналитикой. Для HR-процесса, который включает обработку сотен кандидатов из десятка каналов, E-Staff позволит точно оценивать эффективность источников и сотрудников.
До недавнего времени рекрутеры не слишком любили эту систему из-за сложности в использовании, но за последние годы над ней хорошо поработали: упростили интерфейс, автоматизировали многие процессы. Все это с учетом весьма приемлемой стоимости подключения аккаунта делает E-Staff отличным вариантом для большого штата рекрутеров.
Одна из самых известных на рынке HRM, предназначенная для крупных компаний 500+. Система заточена на массовый подбор: позволяет обрабатывать большие потоки соискателей и обозревать много данных, при этом не отличается возможностями для индивидуальной проработки.
Зато чем отличается, так это качественной аналитикой. Для HR-процесса, который включает обработку сотен кандидатов из десятка каналов, E-Staff позволит точно оценивать эффективность источников и сотрудников.
До недавнего времени рекрутеры не слишком любили эту систему из-за сложности в использовании, но за последние годы над ней хорошо поработали: упростили интерфейс, автоматизировали многие процессы. Все это с учетом весьма приемлемой стоимости подключения аккаунта делает E-Staff отличным вариантом для большого штата рекрутеров.
HURMA
Качественная HRM для детальной проработки кандидата. Отличается от других тем, что, помимо подбора, в ней можно вести адаптацию сотрудников. В отличие от гигантов рынка, это более частная “бутиковая” система, которая готова предложить более гибкий индивидуальный подход, возможность кастомизировать систему под себя.
Качественная HRM для детальной проработки кандидата. Отличается от других тем, что, помимо подбора, в ней можно вести адаптацию сотрудников. В отличие от гигантов рынка, это более частная “бутиковая” система, которая готова предложить более гибкий индивидуальный подход, возможность кастомизировать систему под себя.
Как избежать ошибок при выборе?
Первое и главное — отталкивайтесь от собственной потребности, а не чужого опыта и рекомендаций.
Стоит потратить время и просмотреть демо-версии нескольких HRM. Для некоторых систем доступны пробные пакеты с ограниченным функционалом на небольшой срок, которые дают возможность оценить их в действии.
И делать окончательный выбор, исходя из возможностей конкретных систем, приложенных к задачам и процессам именно вашей компании. При таком подходе CRM-система раскроет весь свой потенциал и сделает ваш рекрутинг в разы более эффективным.
Первое и главное — отталкивайтесь от собственной потребности, а не чужого опыта и рекомендаций.
Стоит потратить время и просмотреть демо-версии нескольких HRM. Для некоторых систем доступны пробные пакеты с ограниченным функционалом на небольшой срок, которые дают возможность оценить их в действии.
И делать окончательный выбор, исходя из возможностей конкретных систем, приложенных к задачам и процессам именно вашей компании. При таком подходе CRM-система раскроет весь свой потенциал и сделает ваш рекрутинг в разы более эффективным.