Дедупликация данных (анкетных данных) — это процесс систематического устранения избыточных (одинаковых) копий данных (анкет). В контексте кадровой лидогенерации это означает удаление повторяющихся анкет кандидатов, чтобы обеспечить эффективность и точность в процессе работы с потоком кандидатов и оптимально расходовать бюджет на онлайн-рекрутмент.

При высокой конкуренции за линейный персонал время стоит дорого. Дедупликация высвобождает часы работы рекрутеров. Она позволяет в моменте отвечать уникальным кандидатам, которые еще не были или были достаточно давно в воронке рекрутера. Эта статья объясняет, почему важно исключать дубли до попадания в воронку и как правильно внедрить систему дедупликации в действующие HR-процессы вашей компании.

Сокращение трудозатрат
Дедупликация анкет позволяет существенно сократить время, необходимое для обработки каждого кандидата. Она освобождает ресурсы HR-специалистов и рекрутеров, обрабатывающих поток анкетных данных. У них появляется больше времени для более важных задач, таких как интервьюирование и оценка кандидатов.

Сокращение круга найма
Исключение дубликатов из процесса найма улучшает пользовательский опыт нанимающих сотрудников внутри HRM-системы: они быстрее управляют данными и эффективнее направляют кандидатов на следующие этапы отбора. Так ускоряется закрытие вакансий.

Повышение качества данных
Чистота данных обеспечивает точность анализа кандидатов и помогает поддерживать высокий уровень достоверности информации. Это критически важно для качественного подбора персонала.

К чему приводит её отсутствие:

• растут административные затраты;
• рекламный бюджет используется неэффективно;
• рекрутеры вынуждены связываться с одними и теми же кандидатами несколько раз, что снижает эффективность их работы;
• бизнес получает недостаточно точные аналитические отчеты, что затрудняет принятие верных управленческих решений.

Критерии дедупликации
В качестве критериев дедупликации в BetaOnline выступает номер телефона соискателя, а также связка потребности и проекта, по которым произошел отклик. Такой набор данных позволяет наиболее эффективно определять дубли и гибко настраивать правила дедупликации. В среднем сервис отсеивает от 35% до 42% дублей.

Правила дедупликации
На постоянно меняющемся рынке мы должны уметь гибко и быстро изменять правила, соблюдение которых поможет избежать дублей, экономя время и деньги компании. В зависимости от договоренностей мы комбинируем следующие термины, выстраивая правила:

• уровень дедупликации;
• срок дедупликации лида.

Уровень дедупликации
Уровень дедупликации внутри ПО HrdRom (разработка BetaOnline) может настраиваться как на уровне всей потребности клиента, так и на уровне конкретной группы вакансий.
Конкретный уровень мы всегда обсуждаем на старте реализации решения, так как это сильно зависит от поставленной задачи.

Сроки дедупликации
Дедупликация данных в HR-вертикали имеет срок жизни, за который кандидат перестает быть дублем для клиента даже при полном совпадении его контактных данных с теми, что уже имеются в системе. Например, Иванов Иван Иванович мог откликаться 3 месяца назад и даже дошел до собеседования, но получил отказ из-за нехватки навыков. Теперь, пройдя соответствующие курсы, он вновь хочет попасть на свою вакансию мечты. Он заполняет форму на сайте еще раз. Если мы посчитаем его дублем, то клиент не получит нового кандидата. Поэтому по умолчанию срок дедупликации устанавливается в 30 календарных дней. Однако если кандидат продолжал часто откликаться в эти 30 дней, то точкой отсчета все равно остается его последняя успешная обработка.

Дедупликация на стороне клиента
Мы считаем, что система клиента должна иметь функцию поиска дублей. Это помогает избежать дублирования данных из разных источников.

Когда дедупликация происходит на стороне клиента, внутренняя ATS является последней точкой проверки. Обычно при таком сценарии мы получаем от заказчика только информацию о том, является ли лид дублем или кандидат вошёл в воронку (получил статус "новый"). У нас нет контактных данных кандидата, и мы не можем сказать, был ли он ранее в процессе найма. Экспорт лида происходит в зашифрованном виде, а обмен данными осуществляется через ID кандидата.

Самый эффективный подход — это комбинировать дедупликацию со стороны BetaOnline и со стороны клиента.

Дедупликация — один из важнейших факторов, повышающих результативность кадровой лидогенерации. При проведении кампаний клиент получает стабильный поток кандидатов. Этот поток, как правило, очень интенсивен. Поэтому так важно поддерживать релевантность лидов и отсеивать дубли.

Внедрение эффективной системы дедупликации анкет — это не просто техническое усовершенствование, но и стратегическое инвестирование в качество работы HR-команд и улучшение бизнес-процессов в целом. Чистота и актуальность данных напрямую влияет на скорость, качество найма и общую репутацию компании на рынке.

Кроме того, дедупликация позволяет значительно уменьшить потребности в объеме хранилища на стороне клиента. Копии и дубликаты могут занимать в 2–4 раза больше места, чем может позволить себе, к примеру, CRM-система клиента. Уменьшая объем хранимых данных, компании экономят на затратах по увеличению места в хранилищах, что делает процесс не только эффективнее, но и более экономичным.