Проблема №1. Нет плана подбора

Во многих компаниях у HR-отдела нет понимания, какова реальная потребность в кандидатах для разных локаций и в разные периоды. Планирование если и ведется, то с небольшим горизонтом и без учета кадрового резерва.

Например, известно, что к открытию магазина в следующем месяце потребуется 20 продавцов. Но в план не заложена вероятность того, что к тому же моменту с других точек 10 продавцов уволятся. В результате подбор постоянно ведется в авральном режиме.

Отсутствие плана влияет и на эффективность самого процесса подбора, в том числе с использованием инструментов лидогенерации. Нет возможности спрогнозировать наем, просчитать точное количество лидов, которых необходимо привлечь. Если потребность в кадрах возникает внезапно, подбор приходится запускать экстренно, но за короткое время невозможно разогнать проект в полную силу.

Мы запускаем посадочную страницу вакансии и ждем, пока рекламная кампания наберет обороты — на это уходит несколько дней. Все это время рекрутеры ждут звонков, вакансия простаивает, компания теряет.

Как правильно?

План должен быть. При этом задача кадрового планирования должна лежать не на региональных менеджерах или супервайзерах — они чаще всего загружены другими бизнес-процессами. Правильнее передать эту задачу эйчарам, которые знают и ведут кадровый процесс.

Если заранее выделять время на эти расчеты, появится возможность предотвращать проблемы — это проще, чем решать их в режиме «результат был нужен вчера».

Проблема №2. Нет аналитики результатов

Используя разные источники лидогенерации — job-сайты, контекстную рекламу, соцсети и т.д., рекрутеры редко оценивают их стоимость. Во сколько обошелся приглашенный или оформленный кандидат? Многие не видят смысла в таких расчетах. Но это один из важнейших источников данных: без них невозможно понять, насколько эффективен тот или иной канал и процесс привлечения кандидатов в целом.

Иногда расчет выполняют так: общие затраты на рекламу делятся на количество приглашенных кандидатов. Получается такая себе «средняя температура по больнице».

Еще реже просчитывают стоимость по всей воронке подбора. По-хорошему, на каждый канал нужно выполнять сквозную аналитику по всем этапам — от отклика до оформления. В идеальной воронке нужно считать и продолжительность работы кандидата в компании: проработав несколько месяцев, он окупает затраты на подбор.

Часто в расчет не включают рабочие расходы: оплату времени рекрутеров и колл-центров, оплату телефонии и прочее. Это приводит к распространенному заблуждению, когда лидогенерацию считают невыгодной и неэффективной по сравнению с job-сайтами — при этом не учитывают время эйчаров, потраченное на перебор баз резюме и фильтрацию анкет, и количество кандидатов, вышедших на работу в компании.

Не проводя анализ данных, можно долго вливать бюджет в неработающий канал и не получать нужных результатов.

Как правильно?

Наш опыт показывает, что реальную стоимость лидов по каналам знают единицы работодателей. На самом деле сбор данных по количеству оформленных, оценка стоимости каналов — обязательная составляющая эффективного подбора.

Важно использовать инструменты аналитики:

• подключать колл-трекинг, позволяющий определить, откуда звонит человек и где он увидел вакансию;
• устанавливать счетчики на лендингах, которые показывают конверсию страницы.

Проблема №3. Нет работы над HR-брендом компании

Если на сайте компании есть раздел вакансий, то чаще всего он устроен наименее эффективным образом: на нем размещена ссылка на job-сайт, которая уводит потенциальных кандидатов, список вакансий, который никогда не обновляется, или общая форма обратной связи: «Хотите работать у нас — пришлите резюме».

Изредка мы видим анкеты, но они, как правило, недостаточно проработаны. Актуальность вакансий не поддерживается, отклики не обрабатываются. В результате теряется один из самых эффективных каналов, который при правильном подходе мог бы отлично генерировать лиды.

Другая возможность развивать HR-бренд — работа с аудиторией в соцсетях. Здесь эффективно не только прямое размещение вакансий, но и:

• постинг об интересной корпоративной жизни, который показывает компанию в выгодном свете;
• работа с отзывами, нейтрализация негатива;
• пиар-активность, формирование положительной репутации.

Еще один канал, который не стоит игнорировать, — это специализированные порталы, где сотрудники размещают отзывы о работодателях.

Проблема №4. Нет качественной работы с откликами
В вопросе обработки заявок действуют три важных правила.

1. Вернуть сомневающегося кандидата дешевле, чем искать нового.

Кандидат отправляет заявку по рекламе, мы передаем анкету клиенту, рекрутер созванивается и приглашает его на интервью. На этом часто работа с откликом заканчивается. Соискатель не пришел — никто не отслеживает, почему. По нашей статистике, сопровождение кандидата до собеседования увеличивает количество дошедших на 15%.

Что нужно делать? После приглашения отправить сообщение-напоминание с датой и адресом собеседования. Если соискатель не пришел — перезвонить, узнать причину и по возможности пригласить повторно.

2.У эйчара есть 15-20 минут, чтобы перезвонить по отклику.

По массовым вакансиям соискатели откликаются на десяток предложений одновременно. У эйчара есть совсем немного времени, чтобы пригласить кандидата, пока его не «перехватили». Звонить в течение дня или на следующий день — значит действовать в пользу конкурентов.Что нужно делать? Выстроить оперативную и качественную обработку откликов: звонить сразу после получения анкеты, дополнительно писать и напоминать приглашенным о встрече.

Такой подход позволяет довести процент пришедших на собеседование до 90%, а значит — снизить стоимость кандидата до минимальных цифр.

Проблема №5. Нет CRM

Как правило, подбор начинается с job-сайтов. Когда их возможностей начинает не хватать, подключается контекстная реклама и соцсети. Количество каналов растет, контролировать процесс и анализировать показатели становится все сложнее. Вместо ожидаемого роста эффективности эйчар получает завал анкет и путаницу в данных.

Как работает CRM?

Значительную часть проблем можно решить с помощью СRМ-системы. Она выполняет множество функций, позволяя формализовать и собрать в одном месте все бизнес-процессы компании, связанные с управлением персоналом. В том числе — автоматизировать работу с откликами, обеспечить полноценный сбор и систематизацию данных. Это помогает эйчарам:

• не терять информацию, быстро получать нужную выборку данных;
• отслеживать поток анкет, чтобы оперативно реагировать на них;
• фильтровать повторные отклики и не тратить время на их обработку;
• оценивать стоимость приглашенного и трудоустроенного кандидата;
• сравнивать цену получения лидов из разных источников;
• находить и отсеивать неэффективные каналы.

Итог: как эффективно выстроить систему массового подбора?

1. Составлять план подбора: сколько сотрудников должно быть на каждой локации, каков процент текучки кадров.
2. Рассчитать потребность в откликах: сколько анкет нужно для того, чтобы закрыть потребность компании.
3. Запустить несколько каналов лидогенерации. Подключить счетчики и колл-трекинг, чтобы отслеживать источники получения откликов.
4. Оценивать эффективность каждого канала, учитывая бюджет, количество полученных заявок, процент приглашенных и трудоустроенных кандидатов.
5. Отключать дорогие и неэффективные каналы, оставляя только результативные источники, приносящие компании реальную пользу.

Большую часть этих задач — кроме плана подбора, который составляется внутри компании — могут взять на себя наши специалисты, освободив эйчаров от непрофильной для них работы в области digital-маркетинга.
А если подвести главный итог, то грамотное планирование и диджитализация процессов позволяет упростить жизнь HR-отделу и обеспечить компанию стабильным потоком качественных кадров.